Serba serbi jadi panitia reuni

Serba serbi jadi panitia reuni





Pagi ini kembali gw menerima sebuah undangan reuni sekolah, yang akan diadakan di sebuah gedung pertemuan yg cukup besar.



Dalam undangan itu, disebutkan pula nominal yang musti dibayarkan oleh setiap orang untuk bisa ikut menghadiri acara reuni tersebut, plus sekalian permohonan kesediaan menjadi donator/sponspor.



Ah reuni… mendadak jadi teringat masa-masa lalu, ketika kita masih sebegitu naifnya…merasa sudah dewasa padahal belum… mengenang cinta monyet kala itu… dengan segala warna warninya… he he he he…



Ngomong2 soal cinta monyet, gw sebenarnya bingung kenapa istilahnya cinta monyet ya… knapa ngga cinta bebek… cinta burung… cinta gajah.. or yg lain. Apa karena kita ini berdasarkan teori Darwin masih kerabat dekat dengan monyet ya ?



***sambil garuk2 kepala karena bingung bukan karena ketombean****



Tapi bagaimanapun juga, semua itu merupakan bagian dari kepingan-kepingan puzzle kehidupan kita yang telah kita jalani, pembelajaran dalam rangka kita menjadi lebih dewasa dan lebih matang dalam mengarungi kehidupan ini, seperti yg terukir dalam sebuah kalimat bijaksana “hari ini harus lebih baik dari pada kemarin dan esok harus lebih baik dari hari ini.”



Kembali ke masalah reuni, setelah mengalami beberapa kali menjadi panitia dadakan reuni, gw mempelajari bahwa ada beberapa alasan orang mengikuti reuni :



1. Emotional

Sebagian orang datang ke reuni untuk mengenang masa lalu, ketemu dengan teman-teman lama. Mereka datang karena kangen sudah lama tidak bertemu.

Atau ada juga yg datang karena penasaran mantannya dulu kayak apa sekarang, asal jgn terjebak romansa masa lalu aja ye…



2. Networking

Sebagian orang datang ke reuni sebagai ajang untuk mencari network baru dalam rangka mencari peluang bisnis baru, mencari peluang kerjasama baru, dll.



3. Marketing

Hampir mirip dengan networking, sebagian orang datang ke reuni untuk jualan atau memasarkan produk. Ya, seapes-apesnya kalo nggak bisa memasarkan produk minimal memasarkan diri sendiri alias cari peluang kerja.



4. Benchmarking

Sebagian orang datang ke reuni sebagai ajang untuk melakukan benchmarking. Membanding-bandingkan antara keberhasilan diri pribadi dengan teman-temannya, terutama dengan teman-teman yang dianggap sebagai kompetitor utama pada masa sekolah/kuliah dulu.



5. Refreshment/re-motivasi

Sebagian orang datang ke reuni untuk memotivasi diri, dikala diri sedang merasa jenuh, perlu sekali-sekali datang ke reuni untuk bertemu dengan teman-teman, melakukan benchmarking, untuk kemudian mensyukuri nikmat Tuhan yang telah diberikan kepadanya, karena ternyata masih lebih baik atau lebih berhasil ketimbang teman-teman lain yang masih berjuang mencari penghasilan yang layak.



Tentunya masih banyak alasan2 lain, tapi bagi gw ke lima point di atas merupakan alasan utama orang datang ke acara reuni.



Reuni sendiri kalo dilihat dari skalanya bisa dibagi 2 :



1. Besar

Contoh reuni dalam skala besar, ya reuni lintas angkatan, reuni fakultas, reuni universitas, dll

2. Kecil

Contoh reuni dalam skala kecil, ya reuni kelas, reuni angkatan, dll



Nah kayaknya undangan yg gw terima termasuk reuni besar nech.. soale lintas angkatan… wah rame juga nech ketemu dari yg paling tua ampe yg paling muda… ehem… daun muda dunk…. sssllluuurrrppp… he he he…



Hebat juga nech panitianya… salut gw… karena memang menjadi panitia reuni harus diakui memiliki tantangan tersendiri yg tidak bisa dibilang mudah supaya acara reuninya bisa dihadiri oleh banyak alumninya, dari mulai pertimbangan tempat, waktu, acara hingga biaya yg akan dibebankan ke masing2 individu.



Belum lagi kalo ngadain reuninya lintas generasi, dari mulai generasi yg paling muda yang masih belum berkeluarga hingga ke genarasi yang dah mau punya cucu… ribet dech… makin banyak pertimbangannya kalau mau semua generasi hadir ke acara reuni tersebut.



Menilik dari biaya yang dibebankan ke setiap orang seperti yang tercantum dalam undangan tersebut, terbayang pula berbagai macam reaksi yang akan timbul dari teman2 yang lain, dari yang menganggap biasa aja sampe yg keberatan abies. Maklumlah tidak semua alumni sukses dan berhasil secara materi.



Masalah biaya reuni, emang masalah yg paling unik plus sensitive, dan memang beda antara kumpul2 reuni dengan kumpul2 hobi, kalau kumpul2 hobi dari awal mereka sudah tau resiko atau harga dari hobi mereka, jadi biasanya mereka tidak terlalu cerewet dgn masalah keuangan



Jadi kepikiran, apa sih faktor-faktor yang menentukan sukses tidaknya sebuah acara reuni, hmmm dari pengalaman gw menjadi panitia dadakan sih ada 4 faktor utama, yaitu tempat, waktu, biaya, dan sosialisasi, serta faktor penentu yaitu leadership dari panitianya.



Kalo tempatnya jauh banget, diadainnya subuh jam 3 pagi dan dikasih taunya dadakan, meski gratis, sudah pasti nggak akan banyak yang ikut, apalagi yg gratis khan biasanya akomodasinya doang (konsumsi dan tempat) bukan transportasinya.



Jika ada yg all in, alias akomodasi dan transportasi gratis… apalagi sekalian dikasih uang saku… wah boleh juga tuch… pasti kansnya untuk dihadiri oleh para alumni besar banget.. tapi curig juga gw… khan katanya “No such free lunch”…. jangan2 ada maksud terselubung… bagian dari kampanye untuk pemilu nech…. wah wah wah…



Jadi jelas bukan betapa faktor-faktor tersebut memang memegang peranan yang sangat penting, coba yuk kita bahas lebih detail masing-masing faktor.



Kita mulai dari faktor biaya aja kali ya, nah dari pengalaman gw ada 3 macam tipe pembiayaan reuni, beserta ragam ceritanya :



1. Gratis alias “all you can eat freely”

Ini yang paling disukai, hampir semua orang suka ama yang gratis-gratis dech…apalagi kalo ngadain di café yg terkenal… gratis en tanpa batasan pula…. pasti sejublek orang hadir… kadang yg punya hajat belum datang, tapi para undangannya dah pada datang duluan en acara dimulai tanpa menunggu si empunya hajat.

Protes bener2 dilarang keras disini… namanya juga gratis.. kok mo komplain…masih untung ada yg mau bayarin semuanya.



2. BS-BS alias bayar sendiri-sendiri

Bisa ditebak dech kalo mulai urusan bayar sendiri-sendiri maka mulai panjang ceritanya



· Mendadak diet syndrome

Jika tempatnya dirasakan kemahalan tapi tetep mau datang, paling banter datangnya ditelat-telatin kemudian sok-sok udah makan padahal laper berat… atau alasannya lagi diet buat ngurusin badan.

kalo ada yg nawarin gratisan kayak kentang goreng embat abies… sampe yg nawarin bingung bin nyesel soalnya dia sendiri belum sempet nyicipin tuch kentang goreng.. minumnya pesen yg paling murah meriah… aqua atau es teh maniezzz…



· Muka tembok mode on

Ada aja temen2 yang tiba-tiba jadi cuek bebek se bebek-bebeknya… mesennya diatas 50 rebu, sawerannya cuman 5 rebu… perlu seorang akuntan yang jeli kalo bisa yang udah biasa ngadain audit financial buat ngolekin duitnya



· Kejebak mode on

Kelanjutan dari muka tembok mode on.. kalo dah dicollect ternyata uangnya kurang.. mulai dech.. pada lirik kanan kiri… atau mendadak pada diem termenung… kayak sedang memikirkan sesuatu yg penting buanget end dunia bisa berhenti berputar kalo dia nggak mikir, pura2 cuex sementara sang pelayan dah nungguin dengan muka sebel.. senyum kecut dan bon di tangan… kalo ada yang akhirnya mengalah bersedia nalangin sisanya.. langsung dech yg lain pada pura2 megang kantong celana buat betulin posisi dompet.



Sangat disarankan untuk dari awal memilih tempat yang bisa dibikin bon sendiri-sendiri dari awal.



3. Iuran yang telah ditentukan

Ini termasuk yg lebih professional, biasanya sih diadain untuk acara2 yang besar



Dari awal sudah dibuat asumsi berapa orang yang akan hadir, biaya yang akan ditimbulkan berapa, untuk kemudian dihitung biaya per unit atau biaya per orang.



Panitia bener bener harus berani ambil resiko, pokoke kurang atau lebih dananya ya tanggung jawab panitia, kalo di saham mungkin dikenal dengan istilah “hedging”, sembari tetep mencari sponsor dan donatur untuk meminimalisasi resiko kerugian.



Bagi alumni yang merasa kemahalan tapi pingin banget hadir, than, no room for negotiation, paling ngarepin temen yg berbaik hati mau ngasih subsidi atau malah bayarin penuh.



Atau mungkin bisa dicicil kali ya bayarnya.. tapi jangan lewat individu ke individu nanti berantem lagi.. mending kerjasama aja ama bank, jadi panitia nerima duit tunai dari bank sedangkan si alumni membayarnya dengan nyicil ke bank, kalo gagal bayar khan urusannya antara bank dengan orang itu, bukan antara sesama alumni.



Tipe pembiyaan ini paling rawan protes/komplain dech.. ga peduli sawerannya kecil atau besar yang penting dah ngeluarin duit… padahal khan you but peanut you get monkey.. tapi emang sih.. we are not monkey… but…. Sudahlah… kok jadi kembali ke masalah monyet ya…



Komplain-komplain yang biasa and mungkin terjadi :



· mulai dari tranparansi biayanya. Belum apa2 orang dah pada mikir nanti untungnya buat apa dan siapa…

untung ??!! kadang-kadang boro boro untung… malah buntung yang ada, kalo jumlah peserta reuni dibawah target dan nggak dapet sponsor or donator.

· Mengenai acaranya,

· dan yang paling kiamat apalagi kalo bukan komplain ttg konsumsinya yang nggak sesuai dengan harapan oleh mayoritas alumni yang hadir, baik secara kualitas maupun kuantitas

· dan komplain-komplain lain yg bisa bikin telinga panas



Untuk masalah tempat sih biasanya tergantung dari model pembiayaannya aja, kalo yang gratisan, tergantung yang punya hajat, tapi kalo bisa di tempat yang mayoritas rekan alumni gampang mengaksesnya biar banyak yg hadir



Kalo model pembiyaannya BS-BS, ya musti milih tempat yang bisa terjangkau dan diterima oleh semua kalangan baik dari segi kemudahan akses, harga dan rasa, susah banget neh yang ini, cari suara mayoritas aja.



Untuk yang model pembiyaannya “iuran” ini mah tempat yang nentuin mutlak panitia, peserta tinggal terima jadi. Sebisa mungkin cari tempat yang mayoritas rekan alumni gampang mengaksesnya biar banyak yg hadir, tapi seperti yg dibilang sebelumnya, tipe pembiayaan “iuran” memiliki resiko di komplain ama orang habis-habisan, siap-siap aja kalo ada yg comment seperti tempatnya nggak representative lah, jauhlah dll.



Waktu pelaksanaan reuni juga musti dipikirin, mo akhir pekan/libur atau di hari kerja sehabis pulang dari kantor, misalnya jumat malam.



Implikasinya kalo diadain pulang kantor, ya sedikit banget kemungkinan peserta datang ke acara reuni bawa keluarga atau pasangan, pokoke mendadak jadi bujang… bebas oiii.. ke ke ke… tinggal bujangan beneran yang gigit jari… bersaing dengan para pakar yang sudah berpengalaman… hua ha ha….

resikonya paling ada yg berhalangan hadir karena masih sibuk dengan kerjaan yg mendadak nongol. Kaciann dech lu…. ge ge ge….



Kalo diadain di akhir pekan, implikasinya kemungkinan pada bawa keluarga or pasangan, bahkan terkadang bawa pembantu atau kakek neneknya untuk membantu mengasuh anak supaya orang tuanya bebas bergaul.



Nah kalo dah gini, buat yang model pembiayaannya “gratisan” dan “iuran” musti mikir dan ngitung dengan ketat jumlah konsumsi yang akan disediakan, supaya nggak pada ngedumel karena kehabisan konsumsi or budget tiba2 melonjak tak terkontrol.



Sosialisasi juga nggak kalah penting, pemberitahuan mengenai rencana reuni kalau bisa sudah dari jauh2 hari, mungkin 1-2 bulan sebelumnya supaya orang2 yang super sibuk dapat mengagendakan acara tersebut dalam jadwal bisnis dia yang super padat.



Khususnya model pembiayaan “iuran”, wah bisa nggak kecapai target yg ditentukan tuch kalo pemberitahuannya dadakan, bisa nombok besar, jadi memang musti dari jauh-jauh hari sosialisasinya… en semakin deket harinya ya harus semakin gencar pula sosialisasinya supaya ga pada lupa….

Kalo gratis mah, mo 1 jam sebelum acara atau bahkan pas acara sedang berlangsung pun, biasanya orang bela2in datang… gratis gitu lho…



Ya….., tapi itulah reuni dengan segala warna-warninya…dan yang juga ga kalah penting adalah leadership dari panitia reuni, yang harus kuat, harus tegas… because you cannot entertain everybody even you want to do it so much…. sekali lagi leadership sangat dibutuhkan untuk mensukseskan sebuah acara reuni…



Pemimpin yang besar adalah yang berani mengambil keputusan yang besar dan siap menghadapi sebesar apapun resikonya.



So just let’s see how it works lah… biarkan para panitia itu bekerja… while I’m starting to open my old photo album buat ngapalin sapa aja temen2 gw waktu sekolah dulu.. Maklum memory otak gw dah banyak kepake ama urusan kerjaan… … ke ke ke ke ke….. khan ga seru nanti pas datang acara reuni gw jadi kayak orang sombong, lupa ama temen2 sendiri



Hmm pas banget nech.. di radio lagi di stel lagu Good Bye-nya Air Supply lagu jaman-jaman gw sekolah dulu…. Tapi… lho kok.. waduh waduh.. nape mulai terjebak romansa masa lalu yak… J